Intranet in het dagelijks werk

70% van de ondervraagden vond het inpassen van intranet in de dagelijkse werkzaamheden zeer relevant. Dan gaat het over onderwerpen als samenwerking – het implementeren van wiki’s, discussieplatorms etc. – en het integreren van samenwerkingstools, businessapplicaties, HR- en administratiesystemen.

Rol van senior management en eigenaarschap

Het bewustzijn bij en ondersteuning door senior management is voor de ondervraagde organisaties een van de belangrijkste aandachtspunten. Datzelfde geldt voor een actieve rol voor senior management bij intranetactiviteiten. Überhaupt staan zaken als eigenaarschap (wie gaat waarover?) en rollen in het intranet(beheer) centraal.

Verbinden van mensen

Voor de deelnemers staat het verbinden van mensen op een belangrijke derde plek. Zowel door medewerkers een stem te geven (met behulp van blogs, reactiemogelijkheden, twitter-achtige applicaties en dergelijke), als door mensen daadwerkelijk aan elkaar te verbinden met behulp van sociale-netwerktools en persoonlijke pagina’s.

Strategie, governance en accountability

Er wordt duidelijk meer aandacht besteed aan de koppeling met strategische doelen en thema’s als governance. Dan gaat het om vragen als:

• Wat zijn de belangrijkste strategische principes en strategische ‘drivers’, die het intranet moet ondersteunen?
• Wat zijn daarbij de obstakels en uitdagingen?
• Welke eisen stellen de sociale aspecten van intranet aan governance?
• Welke impact hebben de sociale aspecten van intranet op onze business? En hoe meten we dat?
• Hoe kunnen we het effect van onze intranetactiviteiten überhaupt meten en evalueren?

Veranderende rollen en meer gebruiksvriendelijkheid

Veel organisaties zien rond intranet anno 2010 de rol van en de samenwerking tussen de communicatie-, HR- en IT-afdelingen veranderen. Waar zit dat in? Wat moet die nieuwe rollen worden? Hoe verandert de samenerking? Bovendien zien steeds meer organisaties het belang van een overkoepelende user experience-strategie, waarin eisen en activiteiten rondom het (monitoren en verbeteren van) gebruiksvriendelijkheid worden vastgelegd.

Verschillende typen medewerkers en de gevolgen voor intranettoegang

Ten slotte worstelt de helft van de ondervraagde organisaties met verschillende typen medewerkers. Dan gaat het bijvoorbeeld om medewerkers in de buitendienst, of op de werkvloer. Hoe betrek je hen bij intranet? Is het een oplossing om intranet mobiel en/of vanuit huis toegankelijk te maken? Of levert dat meer problemen op dan dat het oplost?

Tegenstelling: onderzoeken nuanceren belang Twitter, gebruik laat anders zien
Onderzoeksbureau InSites Consulting constateerde dat de onderzoeken die het effect en de noodzaak van participatie in Twitter nuanceren zich opstapelen. Maar dat er tegelijkertijd dagelijks 20 miljoen ‘tweets’ worden geplaatst. (Wereldwijd, dat wel.) Evengoed mengen steeds meer merken zich onder de Twitteraars. Doen ze daar verstandig aan?, vroeg Insites zich af. En initieerde onderzoek naar de Twitter-gebruikers en publiceerde de resultaten op Frankwatching.com.

Onderzoeksopzet ‘Ultimate Twitter Study’

Het volledig ‘Fusion’-onderzoek, waarvan je de resultaten in realtime kon volgen, bestond uit drie delen waarin alle mogelijkheden om marktonderzoek te voeren op Twitter samenkwamen:

• Gesprekken met gebruikers van het sociale mediaplatform aan de hand van hun antwoorden op de tweet/vraag van de dag (gedurende 2 weken) en 10 diepgaande ‘twinterviews’ (bestaand uit 15 tweets/vragen) via het ‘direct messaging’-systeem van het platform.
• Een kwantitatief profielonderzoek onder de volgers van het Twitteraccount dat voor dit onderzoek aangemaakt was, en onder de vrienden van deze volgers.
• Een observatie van wat de volgers op Twitter delen om de bevindingen te verrijken. In totaal werden meer dan 52.000 tweets verzameld. Ten slotte werden de resultaten van het onderzoek besproken met enkele experts via een online discussiegroep.

In totaal deden 620 Twitteraars uit verschillende landen mee aan het onderzoek, die gemiddeld 17 berichten (’tweets’) per dag versturen en gemiddeld al 14 maanden actief zijn op Twitter.

Samenvatting van de belangrijkste onderzoeksresultaten
Enkele van de belangrijkste bevindingen van het onderzoek:

• De typische Twitter-gebruiker blijkt een man te zijn in zijn late twintigerjaren/vroege dertigerjaren, die goed mee is op het vlak van techniek en actief is in de IT-, media-/reclame- of consultingsector
• De door de gebruiker gegenereerde definitie van Twitter luidt als volgt: “Een sociaal netwerk van vrienden en/of zakelijke contacten waar men interessante, boeiende, bezielende of grappige weetjes/links op een supersnelle manier kan delen en ontdekken.”
• Ook blijkt dat de mensen op Twitter op één of andere manier ook invloedrijk zijn in de offline wereld (experts binnen een sector, journalisten, bloggers, beroemdheden…)
• De meeste mensen begonnen Twitter te gebruiken uit nieuwsgierigheid en om in contact te blijven met mensen en trends binnen hun sector
• Mensen beginnen andere mensen te volgen die hun nieuwsgierig maken, hen aan het lachen kunnen brengen en/of verbazen
• Merken op Twitter zouden zich als mensen moeten voordoen: aandachtig luisteren en op een bijzonder persoonlijke manier reageren in plaats van hen voortdurend te spammen met reclame
• Twitter is het nieuwe deelplatform: 20% van alle tweets bevat een link naar een blog, website of film
• Google, Apple en Amazon zijn de meest besproken merken op Twitter, gevolgd door een mengeling van technologische bedrijven en sterke internationale merken zoals Starbucks, Disney en HP
• Mensen stellen daadwerkelijk vragen aan merken in de hoop dat deze zullen luisteren en antwoorden.

Wat zeggen de onderzoekers over de resultaten?
Tom De Ruyck, Senior ForwaR&D Lab Consultant bij InSites Consulting:

“Twitter is een gesprekscentrum, en het zou voor merken erg inzichtelijk zijn om dit platform aan te boren en eruit te leren wat klanten over hen vertellen. Ten tweede tweeten mensen in the heat of the moment: wanneer ze iets positiefs of negatiefs in verband met je product ervaren. (…) Het is een bedreiging (negatieve commentaren over je merk worden openbaar gemaakt), maar eveneens een kans voor de klantendienst om onmiddellijk in actie te komen en de klanten opnieuw tevreden te stellen. En dat zullen zij dan waarschijnlijk ook doorvertellen.”

Twitter geeft inzicht in mening klanten, maar let op: één soort klant!
Interessante inzichten geeft het onderzoek wel, vooral als het op de doelgroep aankomt. Want voor hoeveel van de organisaties die zich de afgelopen maanden hals over kop op Twitter hebben gestort, is ‘de eind twintiger/begin dertiger, die werkt in de IT, media of communicatie’ de belangrijkste stakeholdergroep?

Het gevaar bestaat dat we hier allemaal, net als twee jaar geleden rond Second Life (”Herinnert u zich deze nog nog nog nog?”), ongefundeerd duizenden euro’s of manuren in het medium pompen. Zonder noemenswaardig effect, omdat blijkt dat onze primaire doelgroep toch nog gewoon de krant leest in plaats van Twittert.

Let wel, mijn pleidooi is absoluut niet om Twitter links te laten liggen. Wat ik wil zeggen is overschat het niet! Zoals met alles: onderzoek éérst of je primaire doelgroep op Twitter actief is, doe een grondige analyse van de twitteraars en beoordeel dán of het zinvol is om te gaan twitteren. Alleen dan bereik je werkelijk effect.

Een mooi uitgangspunt: noodzaak, toelichting en trots

Geert-Jan Grimberg van Jungle Minds publiceerde een artikel waarin hij – ingefluisterd door zijn collega Joost Steins Bisschop – het jaarverslag als middel (dus on- én offline) van drie mooie grondslagen voorzag: Noodzaak, Toelichting en Trots.

• Noodzaak: een jaarverslag is een noodzakelijk middel: met een verslag voldoet een onderneming aan de wettelijke vereisten, door inzicht te geven in cijfers en door daar een verantwoording bij te geven
• Toelichting: met een jaarverslag geeft een organisatie uitleg, een verklaring of duiding aan haar handelen.
• Trots: met een jaarverslag vertelt de organisatie over het bedrijf, de mensen, de producten – kortom, doet een organisatie aan corporate branding.

Concreet voorbeeld: Deloitte Nederland Annual Report 2008/2009

Langs de meetlat die Geert-Jan schetst, leg ik in dit artikel het online jaarverslag van Deloitte Nederland. In hoeverre voldoet het aan deze drie grondslagen? Maar ik ga uiteraard ook in op lessons learned en keuzes in inrichting. Hoe heeft Deloitte er bijvoorbeeld voor gezorgd dat het een doelgroepgericht verslag werd?

Concept: duurzame mediamix voor jaarrekening, jaarverslag & duurzaamheidsverslag

Eerste een korte toelichting op het concept. Deloitte koos nadrukkelijk voor een duurzame mediamix: in een beperkte oplage werd het jaarverslag gedrukt, maar de nadruk lag op de online versie. Verder is het jaarverslag opgezet met – daar lijkt het in elk geval op – de drie functies zoals Geert-Jan ze beschrijft in het achterhoofd. Het bevat aanvullende informatie over klanten, het bedrijf en dergelijke. Dat zou je onder Trots kunnen scharen. Maar belangrijk is ook dat er aandacht is besteed aan features die de vindbaarheid en de beleving van de bezoeker versterken. En dat past zeker onder deze functie. Verder is er uiteraard ruime aandacht voor de cijfers (daarover hieronder meer): Noodzaak. En geeft het verslag duiding over de activiteiten van het bedrijf. Dus ook met de Toelichting zit het wel goed.

Realisatieproces: geïntegreerd en gericht op draagvlak, betrokkenheid en eenheid

Deloitte koos er bewust voor om de realisatie van zowel het online als het offline deel van de mediamix door één partij te laten coördineren. Op die manier ontstonden er geen problemen met versiebeheer en konden tijdens het proces efficiencyvoordelen worden behaald.

Deloitte is van meet af aan met alle betrokkenen rond de tafel gegaan; vanaf het begin was het een geïntegreerde aanpak. En is dus niet – zoals ‘traditioneel’ vaak de aanpak is in dit soort projecten – eerst begonnen een tekst te schrijven, waarna het proces van accorderen en corrigeren start. Vaak wordt er pas over de wijze van publiceren nagedacht wanneer dit proces achter de rug is (of in elk geval pas gaandeweg dat proces). Doordat Deloitte dit proces geïntegreerd aanvloog, ontstond intern draagvlak voor het concept en wist iedereen wat van hem werd verwacht.

Deze aanpak deed ook wonderen voor de eenheid in de mediamix. De vormgever was verantwoordelijk voor zowel de offline als de online vormgeving en de tekstschrijver werd al in een vroeg stadium gebrieft over de wijze waarop de tekst online gepresenteerd zou worden. Dit laatste resulteerde in een meer ‘chunky’ en op het web gerichte schrijfstijl.

Gebruiksgemak door toepassing facetnavigatie, zoekstructuur en ‘winkelmand’

Om de informatie in het online jaarverslag makkelijker te ontsluiten, koos Deloitte voor facetnavigatie. Deze techniek, die veel toegepast wordt bij webwinkels en dergelijke, wordt steeds vaker toegepast in online jaarverslagen. Bezoekers selecteren trefwoorden en kunnen vervolgens hun zoekresultaten verder verfijnen zodat ze snel de informatie vinden die het meeste aansluit bij hun behoefte.

Deloitte koos hiervoor, omdat bezoekers geen integraal verslag op een beeldscherm willen lezen. Ze zoeken een antwoord op hun vraag en willen dat zo snel mogelijk vinden. Daarbij maakt het hen – in het geval van Deloitte – eigenlijk niets uit in welk verslag (jaarrekening, jaarverslag of duurzaamheidsverslag) de informatie staat. Het is dan ook mogelijk om tegelijk te zoeken in meerdere verslagen of in één specifiek verslag.

Voor bezoekers die toch geïnteresseerd zijn in de integrale versie van een verslag wordt op elke pagina een link naar de PDF-versie aangeboden. Bovendien biedt het online jaarverslag de mogelijkheid om zelf een persoonlijk PDF-jaarverslag samen te stellen van de online informatie.

Toekomstbestendig: ontwikkelen nieuwe jaarverslagen heel eenvoudig

Bijkomend voordeel van de aanpak die Deloitte koos, is dat nieuwe jaarverslagen eenvoudig aan de website kunnen worden toegevoegd. De bestaande indeling van de informatie kan immers grotendeels worden gehandhaafd. Hierdoor bespaart Deloitte aanzienlijk en kunnen bezoekers eenvoudig vergelijkingen maken tussen verschillende jaargangen.

Branding: beleving van het jaarverslag door special features

Om de bezoekersbeleving te versterken, integreerde Deloitte verschillende interactieve elementen. Het meest opvallend is de videocarrousel  op de homepage. Hierin komen de bestuursleden van Deloitte Nederland aan het woord.

Daarnaast worden de financiële kerngegevens van Deloitte ook weergeven in een dynamische grafiekgenerator. Bezoekers kunnen daarmee zelf vergelijkingen maken en verschillende weergaves van de informatie creëren.

Een andere feature die Deloitte toepast, is speciaal voor de financieel meer onderlegde en geïnteresseerde doelgroep: de jaarrekening bevat uitsluitend (waar mogelijk) interactieve HTML-tabellen. ‘Interactief’ betekent hier dat bezoekers kunnen doorklikken naar notes en dat ze XBRL-data kunnen oproepen.

Waarom vind ik dit een mooie case?

Het online jaarverslag van Deloitte biedt voor elk wat wils: financiële professionals, potentiële werknemers en andere geïnteresseerden vinden er informatie over het bedrijf en haar prestaties. Interviews met klanten (NS, MetrixLab, gemeente Rotterdam en Philips) geven weer hoe Deloitte toegevoegde waarde levert. En doordat in de filmpjes van de leden van de Raad van Bestuur vertellen hoe de onderneming in een jaar omgaat met haar mensen kunnen ook toekomstige collega’s een goed beeld krijgen.

Verbeterpunt: uitstraling – maak steviger gebruik van film en animatie!

Natuurlijk zijn er ook wel wat verbeterpuntjes. Over de inhoud heb ik dan nog niet eens echt een oordeel – ik heb het vooral over de uitstraling. De vormgeving van de site is best aantrekkelijk, maar wel erg sober. En ik vind de filmpjes eerlijk gezegd niet zo geslaagd. Los van de inhoud, vind ik dat de ‘uitgeknipte’ hoofden van de bestuurders een beetje kil overkomen. Dat had, door beter te zoeken naar interessantere onderwerpen, aantrekkelijk umfeld en een meer journalistieke benadering, steviger gekund. In plaats van een (geslaagde, dat wel) groepsfoto met een lap tekst eronder had Deloitte ook de testimonials van de klanten kunnen ondersteunen door hen op camera te zetten. Daardoor was het branding-effect denk ik groter geweest.

Ter vergelijking: GBO.Overheid koos ervoor om filmpjes te gebruiken waarbij de geïnterviewden (in het voorbeeld hieronder is dat staatssecretaris Ank Bijleveld-Schouten) in een omgeving staan die bij het onderwerp paste. Tegen dat decor vertellen ze in interviewvorm (!) hun verhaal. De filmpjes worden dan iets langer (hoewel dat natuurlijk niet hoeft) en dat past waarschijnlijk niet helemaal in het concept van het jaarverslag van Deloitte. Toch is elk filmpje daardoor een stuk krachtiger.

Niettemin vind ik, door de wijze waarop het jaarverslag in elkaar zit en de bovengenoemde extra features, wel dat Deloitte een geslaagd concept heeft gelanceerd.

Bekijk het online jaarverslag van Deloitte

http://www.deloitteannualreport.nl

http://www.deloitte.nl

Meer artikelen over online jaarverslagen op Frankwatching:

http://www.frankwatching.com/tags/online-jaarverslag/

Disclaimer

Deze case werd mij op mijn verzoek ter beschikking gesteld door Deloitte Nederland en het bedrijf dat het on- én offline jaarverslag realiseerde: Facetbase . Voor de volledigheid: mijn bureau, Sabel Communicatie , heeft in dit project geen enkele rol gespeeld. Wel zijn Facetbase en Sabel Communicatie strategische partners op het gebied van online jaarverslagen, online jaarplannen en online kwartaal- of halfjaarrapportages.

Je zou het niet zeggen als je naar buiten kijkt, maar het jaarverslagenseizoen staat alweer voor de deur. Hoe gaat u het volgende jaarslag invullen? Kiest u voor papier of gaat u mee in de vaart der volkeren en wordt het een online verslag? De voordelen van online jaarverslagen op een rij.

Waarom een artikel over online jaarverslagen in augustus?
Of het nou gaat om een financieel, sociaal, MVO- of OR-jaarverslag, het ontwikkelen van een origineel jaarverslag is elk jaar weer een uitdaging. Nog afgezien van het creatieve concept en de invulling van het verslag, staat u voor de keuze voor een papieren verslag, een pdf, een interactieve pdf en een volledig online verslag. Maar eigenlijk is uw keuze ook wel weer beperkt. Want ook al is een jaarverslag een vrij traditioneel middel, om mee te komen in de vaart der volkeren kunt u eigenlijk niet meer aankomen met (alleen) een papieren verslag. En het ontwikkelen van een online jaarverslag is door alle extra mogelijkheden best een klus, zeker als u het niet gewend bent. Dus begint u het beste vroeg met de voorbereidingen. Het liefst al in september, maar mijn advies: begin uiterlijk eind oktober.

Dat gezegd hebbende… snel over naar de voordelen van het online jaarverslag:

Veel meer gericht op behoeften ontvanger
Een online jaarverslag is veel minder zendergericht en veel meer ingericht op de informatiebehoefte van de ontvanger. De informatie op een website, en dus ook op een online jaarverslag wordt veel minder lineair gelezen, dus zullen organisaties en ondernemingen zich meer bewust moeten zijn van die behoeften.

Meer verschillende contenttypen en daardoor meer mogelijkheden
Doordat je online met veel meer verschillende contenttypen (tekst, beeld, infographics, video) kan werken, biedt dat ook meer mogelijkheden. Bijvoorbeeld om de menselijke maat in beeld te brengen. Op papier doen we dat met fotografie en goed, inlevend geschreven interviews. Online kan video een veel directer effect sorteren.

Meer mogelijkheden voor interactie
Een belangrijk voordeel is ook, dat een online jaarverslag mogelijkheden biedt voor (meer) interactie. Ik heb het nog niet veel gezien, maar je kunt er natuurlijk op wachten dat de verschillende features uit het scala van social media in de volgende generatie online jaarverslagen hun plek vinden. En terecht. Zo kunnen stakeholders nóg directer hun vragen beantwoord krijgen.

Inzicht in meest gelezen onderdelen, in belang dat stakeholders hechten
De aloude vraag ‘hoeveel mensen lezen zo’n jaarverslag nou eigenlijk’, is niet langer zo moeilijk te beantwoorden. Alles wat online staat, is meetbaar. Dus ook het online jaarverslag. Je kunt precies zien wat het meest gelezen wordt, en welke onderwerpen kennelijk het meest belangrijk worden gevonden. Waardevolle input voor verdere communicatie met stakeholders, al dan niet opnieuw in een (online) jaarverslag. Bovendien kun je zelfs targetten, want je kunt ook (ongeveer) zien wie wat leest.

Beter vindbaarheid van uw organisatie
Vaak is een online jaarverslag een extra website, náást (of als onderdeel van) uw corporate website. Dat betekent dat het goede effecten kan hebben op de vindbaarheid van uw organisatie.

Door uitsparen druk- en distributiekosten goedkoper dan papieren jaarverslag
Natuurlijk is het een beetje afhankelijk van de keuzes die u maakt en de leveranciers die u al dan niet inschakelt, maar in principe is een online jaarverslag goedkoper dan een papieren jaarverslag. U spaart druk- en vooral distributiekosten uit. Traditioneel zijn dit hoge posten, die drukken op het budget.

Duurzamer dan papier
Ten slotte is een online jaarverslag (min of meer in het verlengde van het vorige punt) ook veel duurzamer dan een papieren jaarverslag.

Kortom: kies voor een online jaarverslag!
Natuurlijk, een papieren jaarverslag heeft ook zo z’n charme (en wat voordelen). Zo heb je echt iets (blijvends) in handen, biedt het stakeholders ook wel een béétje gemak (je kunt het hen gewoon toesturen, zodat ze er niet zelf voor naar een website hoeven te komen), kan een mooi jaarverslag als koffietafelboek dienen en kun je jezelf op allerlei plekken fysiek laten zien.

Toch weegt dat wat mij betreft niet op tegen de evidente voordelen van het ontwikkelen van een online variant. Daarom doe ik hierbij de oproep aan iedereen die nog twijfelt: kies voor een online jaarverslag!

Waarom een artikel over online jaarverslagen in augustus?

Het ontwikkelen van een origineel jaarverslag is elk jaar weer een uitdaging. Nog afgezien van het creatieve concept en de invulling van het verslag, sta je voor de keuze voor een papieren verslag, een pdf, een interactieve pdf en een volledig online verslag. Maar eigenlijk is de keuze ook wel weer beperkt. Want ook al is een jaarverslag een vrij traditioneel middel, om mee te komen in de vaart der volkeren kun je eigenlijk niet meer aankomen met (alleen) een papieren verslag. En dat is door alle extra mogelijkheden best een klus, zeker als je het niet gewend bent. Dus begin je het beste vroeg met de voorbereidingen. Het liefst al in september, maar mijn advies: begin uiterlijk eind oktober.

Daarom dit artikel, dat het eerste is in een serie die je beoogt te helpen met het ontwikkelen van een online jaarverslag. Waarbij je overigens voor het woord ‘jaarverslag’ alle mogelijke varianten kan lezen: MVO-jaarverslag, sociaal jaarverslag, financieel jaarverslag, duurzaamheidsverslag – you name it.

FD in 2004: “Een fundamentele verandering in de jaarverslaggeving”

Het is best grappig om eerst even terug te kijken, en stil te staan bij waar we vandaan komen. Ter illustratie: in juni 2004 (en dat is écht nog maar vijf jaar geleden!) voorspelde Het Financieele Dagblad een ommekeer in de jaarverslaggeving zoals we die tot dan kenden. Het internet, stelt het FD, zal het jaarverslag grondig veranderen:

“Het jaarverslag zoals we dat nu kennen, zal steeds vaker in het archief belanden. (…) Hoe meer voorschriften de overheid stelt aan de informatie die beschikbaar moet zijn, hoe minder ruimte er is voor eigen keuze. Bedrijven zullen de neiging krijgen om alles wat de overheid voorschrijft in het archief te stoppen. Hierdoor zal er financiële ruimte ontstaan voor het eigen communicatiebeleid. (…) In het huidige internettijdperk draait alles om actualiteit, de bezoeker wil actuele informatie. Vandaar dat bedrijven zullen komen met een ‘actuele, superflexibele communicatie-infrastructuur’. Geen communicatiemiddel, maar een organisatie-eigen communicatiemodel dat alle mogelijkheden optimaliseert” (bron: CommunicatieOnline)

Met de kennis van nu lijkt deze voorspelling nauwelijks visionair. Maar dat was het in die tijd kennelijk toch wel: wie Googlet op ‘Jaarverslag 2004’ komt in de eerste 10 resultaten weinig online jaarverslagen tegen:

Evolutie jaarverslag: papier > pdf > dynamisch jaarverslag > volledig online

Toch heeft het FD natuurlijk wel gelijk gekregen: de afgelopen jaren heeft internet de wereld blijvend veranderd. Maar dat ging niet in alle verschijningsvormen met dezelfde ‘Storm und Drang’. Gingen de ontwikkelingen op het gebied van corporate websites razendsnel, de jaarverslaggeving bleef daar toch een beetje bij achter.

Op het spoor naar het volledig online jaarverslag waren de pdf en vervolgens het ‘dynamische jaarverslag’ (jeetje, ingescande pagina’s met een heuse navigatie!) tussenstations. Tussenstations, overigens, waar nog altijd (veel) organisaties wikkend en wegend, treuzelend en dralend staan te twijfelen of ze op de voortdenderende trein van de ontwikkelingen durven springen.

Groei aantal online jaarverslagen zet nu door

Maar goed, zoals met alle internetgedreven ontwikkelingen zit ook hier de vaart er inmiddels in. Gelukkig kiezen elk jaar meer organisaties ervoor om een online jaarverslag te maken. Soms náást, maar steeds vaker zelfs in plaats van een papieren versie. En dat zijn echt niet alleen grote financiële instellingen als de Rabobank Groep en Eureko (moederconcern van Achmea). Charitatieve instellingen als OxfamNovib en Amnesty International kozen ook al voor een digitale variant. Overheidsinstellingen als GBO.Overheid kiezen er voor. En de rijksoverheid bracht ook haar sociaal jaarverslag online uit.

Ontwikkeling gaat óók door: nieuwe functionaliteiten

Kortom, het online jaarverslag is bezig met een inhaalslag. Dat schreef ook Geert-Jan Grimbergen van Jungle Minds, eergisteren precies een jaar geleden, in een artikel op Frankwatching met die titel. “Eindelijk dringt het besef door dat de mogelijkheden van internet het uitgangspunt moeten zijn bij het maken van een online jaarverslag en niet print”, verzucht hij. Even verderop schrijft hij bovendien:

“Sinds een jaar of vijf publiceren steeds meer bedrijven hun jaarverslag als aparte website; het HTML jaarverslag. Grote voordeel van een HTML jaarverslag is dat het gedrukte jaarverslag niet meer leidend hoeft te zijn voor de online versie. Dat betekent dus dat bedrijven, op basis van de geaccordeerde informatie, een losstaande website kunnen ontwikkelen met alle mogelijkheden en functionaliteiten die het web te bieden heeft voor financieel geïnteresseerden.”

Belangrijke ontwikkeling is onder meer de opkomst van video, een lijn die je dit jaar nog veel verder doorgetrokken ziet worden. (Zie onder meer GBO.Overheid, Rijkswaterstaat en Philips.)

Voordelen online jaarverslag op een rij

Tot zover de ontwikkelingen. Waarbij ik overigens meteen opmerk dat ik me ervan bewust ben dat ik met zevenmijlslaarzen door de tijd ben gestapt, en vast het een en ander over heb geslagen. Maar goed, ik wilde dan ook snel naar de voordelen van het online jaarverslag:

• Een online jaarverslag is als het goed is veel minder zendergericht en veel meer ingericht op de informatiebehoefte van de ontvanger. De informatie op een website, en dus ook op een online jaarverslag wordt veel minder lineair gelezen, dus zullen organisaties en ondernemingen zich meer bewust moeten zijn van die behoeften.
• Doordat je online met veel meer verschillende contenttypen (tekst, beeld, infographics, video) kan werken, biedt dat ook meer mogelijkheden. Bijvoorbeeld om de menselijke maat in beeld te brengen. Op papier doen we dat met fotografie en goed, inlevend geschreven interviews. Online kan video een veel directer effect sorteren.
• Een belangrijk voordeel is ook, dat een online jaarverslag mogelijkheden biedt voor (meer) interactie. Ik heb het nog niet veel gezien, maar je kunt er natuurlijk op wachten dat de verschillende features uit het scala van social media in de volgende generatie online jaarverslagen hun plek vinden. En terecht. Zo kunnen stakeholders nóg directer hun vragen beantwoord krijgen.
• De aloude vraag ‘hoeveel mensen lezen zo’n jaarverslag nou eigenlijk’, is niet langer zo moeilijk te beantwoorden. Alles wat online staat, is meetbaar. Dus ook het online jaarverslag. Je kunt precies zien wat het meest gelezen wordt, en welke onderwerpen kennelijk het meest belangrijk worden gevonden. Waardevolle input voor verdere communicatie met stakeholders, al dan niet opnieuw in een (online) jaarverslag. Bovendien kun je zelfs targetten, want je kunt ook (ongeveer) zien wie wat leest.
• Vaak is een online jaarverslag een extra website, náást je corporate website. Dat betekent dat het goede effecten kan hebben op de vindbaarheid van je organisatie.
• Natuurlijk is het een beetje afhankelijk van de keuzes die je maakt en de leveranciers die je al dan niet inschakelt, maar in principe is een online jaarverslag goedkoper dan een offline jaarverslag. Je spaart druk- en vooral distributiekosten uit. Traditioneel zijn dit hoge posten, die drukken op het budget.
• Ten slotte is een online jaarverslag (min of meer in het verlengde van het vorige punt) ook veel duurzamer dan een papieren jaarverslag.

Spaar bomen en budget: kies voor een online jaarverslag

Natuurlijk, een papieren jaarverslag heeft ook zo z’n charme (en wat voordelen). Zo heb je echt iets (blijvends) in handen, biedt het stakeholders ook wel een béétje gemak (je kunt het hen gewoon toesturen, zodat ze er niet zelf voor naar een website hoeven te komen), kan een mooi jaarverslag als koffietafelboek dienen en kun je jezelf op allerlei plekken fysiek laten zien.

Toch weegt dat wat mij betreft niet op tegen de evidente voordelen van het ontwikkelen van een online variant. Daarom doe ik hierbij de oproep aan iedereen die nog twijfelt: kies voor een online jaarverslag!

Volgende artikelen: realisatie, lancering en mogelijkheden in de rest van het jaar

Stel, je gaat over naar een online jaarverslag. Wat komt er dan allemaal op je af? Hoe pak je het aan. Daar komt mijn collega Floor van Riet in een volgend artikel op terug. Dat artikel verschijnt op maandag 17 augustus. In het artikel daarna zullen we schrijven over de lancering van het online jaarverslag, hoe je je stakeholders er op een leuke manier op attent kunt maken en wat je er in de rest van het jaar mee kunt.